SVE gaat in zee met ClubCollect, een geautomatiseerd systeem voor de inning van de contributie. Doordat het ledenaantal van SVE de afgelopen jaren bijna verdubbeld is, groeit ook de tijd en moeite die de penningmeester kwijt is aan het innen van de contributie. Meer dan 230 facturen opstellen, meer leden die niet ineens of helemaal niet kunnen of willen betalen, meer betalingen te verwerken etc. SVE heeft daarom besloten gebruik te gaan maken van de diensten van ClubCollect.
ClubCollect (www.clubcollect.nl) is een stichting die tegen een kleine vergoeding de contributie int voor verenigingen. Ze zijn daar een paar jaar geleden in Nederland mee begonnen en bedienen ondertussen honderden sportclubs in binnen- en buitenland. Het mooie aan het systeem is dat het voordelen biedt voor zowel de vereniging als de leden zelf. De vereniging c.q. de penningmeester is veel minder tijd kwijt aan het innen van de contributie, terwijl voor de leden het gebruiksgemak ontzettend toeneemt.
Hoe werkt ClubCollect?
Onze penningmeester levert voortaan een ledenlijst aan bij ClubCollect. Op die lijst staat vermeld wat voor lidmaatschap elk lid heeft en wat er dientengevolge betaald worden worden. Daarnaast staat het e-mailadres, het postadres en het telefoonnummer van het lid vermeld op de lijst. ClubCollect benadert onze leden op de lijst met een betaalverzoek. In beginsel zal dat verzoek via e-mail verstuurd worden, maar als er geen (werkend) e-mailadres is dan kan een brief worden gestuurd of een SMS-bericht. Onze leden kunnen vervolgens via een persoonlijke betaallink in het bericht de contributie betalen via iDeal of automatisch incasso. Ieder lid kan er daarbij ook voor kiezen om ineens te betalen of in termijnen. Afhankelijk van het aantal termijnen en het bedrag van de contributie dat je moet betalen kost het betalen in termijnen wel 4 tot 12 euro per jaar extra.
Veiligheid en privacy
Als we in zee gaan met een derde partij, is het uiteraard belangrijk dat de veiligheid en privacy gewaarborgd zijn. Dat is bij ClubCollect het geval. De gegevens (naam, e-mail, adres en telefoonnummer) die SVE aan ClubCollect verstrekt worden door ClubCollect uitsluitend verwerkt en gebruikt voor het verzenden van betaalverzoeken. De gegevens worden onder geen beding aan derden verstrekt of gebruikt voor commerciële uitingen.
Daarnaast is de veiligheid voor SVE gewaarborgd. Als onze leden hun contributie betalen aan ClubCollect, dan komt dit binnen op een zogenaamde ‘Derdengeldenrekening’. Dit betekent dat de gelden afgeschermd zijn en geen onderdeel uit gaan maken van het vermogen van ClubCollect. Stel dat ClubCollect op enig moment failliet zou gaan, dan heeft dan in beginsel geen gevolgen voor SVE.
Geen incassobureau
ClubCollect is nadrukkelijk geen incassobureau. Zij innen voor verenigingen de contributie, maar alleen met de ‘zachte hand’. ClubCollect stuurt op dag 1 een eerste betaalverzoek. Leden kunnen dan kiezen om in één keer te betalen of in termijnen. Als er na 14 dagen niet betaald is (volledig of de eerste termijn), dan volgt een herinnering. Weer 7 dagen later (dag 22) volgt eventueel een tweede herinnering. Op dag 23 volgt een betalingsherinnering per post. Alle herinneringen zijn op vriendelijke toon en zonder dwang. Wordt er uiteindelijk door een lid niet betaald dan is het aan SVE om eventuele maatregelen te nemen. Wat dat betreft verandert er dus niets.
U-Pas
Voor leden die een U-Pas hebben probeert onze penningmeester eerst de contributie te innen via het budget van de U-pas. Als dat budget niet voldoende is om de contributie volledig te betalen, dan zal het betreffende lid voor het resterende bedrag een betaalverzoek ontvangen van ClubCollect.
Vragen?
Voor vragen over ClubCollect kan je terecht bij onze penningmeester Lauri: penningmeester@ttvsve.nl.